la gestione delle note spese intuitiva e veloce
MCG ha scelto People@Expenses per la gestione digitale delle note spese integrata nell’ecosistema delle proprie soluzioni.
People@Expenses è un software nota spese che permette di gestire nel modo più semplice ed intuitivo tutte le fasi dei rimborsi spese dei dipendenti e dei collaboratori. Grazie all’architettura Cloud ogni utente potrà inserire le proprie spese in maniera autonoma ovunque si trovi, semplicemente accedendo alla propria area riservata, sia da Browser che da App.
People@Expenses è realizzata da Peoplelink. Una azienda nata con l’obiettivo di portare una profonda innovazione tecnologica nel mondo della gestione delle risorse umane. E’ formata da una squadra dinamica che unendo passione, creatività, tecnologia e disponibilità ha realizzato una soluzione Cloud e Mobile all’avanguardia.
Gestisci al meglio le regole di rimborso aziendali
People@Expenses non pone nessun limite al numero di categorie di spesa configurabili. E possibile creare gruppi di categorie in modo che solamente determinati dipendenti possano richiedere il rimborso di certe spese.
E’ possibile gestire spese generiche, di tipo rimborso kilometrico, in valuta estera, con suddivisione delle spese per ospiti, con associazioni di clienti e commesse e a mezzo di anticipi da parte dell’azienda.
Si adatta alle policy aziendali
Le policy aziendali per i rimborsi possono essere ampiamente automatizzate, così da ridurre al minimo i controlli e le sviste pre-approvazione ed avere la certezza che non vengano violate e bypassati i regolamenti.
Alcune delle policy più utilizzate sono:
- Numero massimo di spese al giorno o al mese
- Massimali di spesa giornalieri
- Blocco della maturazione dei buoni pasto
- Tipologie di pagamento consentite
- Obbligo di upload delle ricevute
Riduce i tempi di consegna e controllo
Grazie all’applicazione per smartphone potrai dire addio alle buste con scontrini consegnate in amministrazione. Gli utenti caricheranno gli scontrini in piattaforma con una semplice fotografia; potranno inoltre compilare i dati richiesti subito o successivamente, sfruttando la funzione di People@Expenses che legge i dati dallo scontrino fotografato.
Il controllo dei dati sarà notevolmente ridotto grazie agli alert di People@Expenses che indica all’amministrazione unicamente le spese non conformi o dubbie.
Conservazione elettronica a norma
People@Expenses è integrato con il servizio di conservazione elettronica a norma IX-CE per archiviare a norma di legge i giustificativi e le note spese unitamente alle fatture elettroniche.
I documenti gestiti possono inoltre confluire all’interno di ARXivar Next ed essere così sempre a disposizione quando è necessario trovarli in un click.
Approvazioni, pagamenti, statistiche
Dalla compilazione in bozza di una nota spese fino al suo pagamento, con People@Expenses puoi gestire in modo veloce e sicuro tutto il processo di approvazione e validazione dei rimborsi spese aziendali.
I dipendenti ed i collaboratori caricano nel sistema tutte le spese, allegando anche la documentazione cartacea in formato elettronico, aiutati da una user-interface intuitiva e semplice. Il responsabile, o l’ufficio HR o amministrativo, validano ed approvano le note spese, o le rimandano al mittente, in caso di anomalie, per essere rettificate.
Il processo si conclude con la messa in pagamento delle note spese e tutte le informazioni necessarie al rimborso possono passare direttamente a cedolino con una procedura automatizzata di elaborazione ed export dei dati.
Le funzionalità statistiche, di confronto e di export, permettono di avere sempre sott’occhio l’andamento delle categorie di spesa più richieste, le variazioni tra periodi differenti, i collaboratori che usufruiscono in modo anomalo dei rimborsi spese, oltre alla possibilità di creare report personalizzati.
App per tablet e smartphone
La pratica applicazione per tablet e smartphone permette la gestione delle spese personali senza dovere essere in ufficio.
Disponibile per iOS e Android, dispone di numerose funzioni tra cui:
- Personalizzazione del periodo di rendicontazione;
- Gestione di più valute estere;
- Calcola i tassi di cambio automaticamente;
- Applica diverse modalità di massimali;
- Gestisce i rimborsi kilometrici;
- Calcola i rimborsi e le tratte in modo automatizzato;
- Indica centri di costo e altri dati di commessa;
- Indica i nominativi di ospiti e colleghi;
- Sceglie diverse tipologie di pagamento;
- Indica le notti di pernottamento;
- Allega documenti scansionati con OCR.
Ampiamente configurabile
People@Expenses è altamente configurabile e si adatta rapidamente ai cambiamenti organizzativi della tua Azienda. L’integrazione nell’ecosistema di soluzioni MCG, come ECON AFC e ARXivar, permette un livello eccezionale di personalizzazione.
Il cliente può accedere a numerose configurazioni in modalità self service o assistita dal Help Desk di MCG:
- Utenti;
- Gruppi;
- Categorie di spesa;
- Limiti di spesa;
- Commesse, Conti, Centri di costo;
- Periodi di rendicontazione;
- Riconciliazione con fatture elettroniche;
- Spese parco auto;
- Anticipi di cassa;
- Spese prepagate;
- e molto altro…
Assistenza Help Desk
Il servizio di Help-Desk si avvale di un team di professionisti che opera costantemente sulle nostre soluzioni software, dando supporto ai clienti da remoto ed operando in totale autonomia sul loro sistema informativo. Il servizio è attivabile direttamente dal nostro sito web con l’apertura di un ticket di segnalazione.
La rapidità della presa in carico delle segnalazioni e il tempo ridotto di risposta sono gli indicatori con cui misuriamo costantemente la qualità di questo servizio.