FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA PRIVATI

Dati essenziali

La Legge di Bilancio 2018 ha esteso l’obbligo della fattura elettronica anche agli scambi B2B (Business to Business) cioè tra impresa e impresa e B2C (Business to Consumer) cioè tra impresa e consumatore privato che non ha una partita IVA.

L’obbligo di fattura elettronica è stato fissato al 1° gennaio 2019 e riguarda le cessioni di beni e le prestazioni di servizi poste in essere tra soggetti residenti nel territorio italiano, sono quindi escluse le operazioni riguardanti soggetti UE ed extraUE, che continueranno ad essere gestite nel modo tradizionale e continueranno a confluire nella comunicazione dello Spesometro.

Inoltre, già a partire dal 1° Luglio 2018, le imprese che operano nel settore della vendita di carburante e i subappaltatori PA avranno l'obbligo di utilizzare esclusivamente la fatturazione elettronica.

Le fatture B2B e B2C, emesse a partire dal 01/01/2019 con modalità diverse dal formato elettronico, verranno considerate come non emesse e verranno quindi sottoposte alle sanzioni di legge.

 

Sistema di Interscambio e canali di trasmissione

Come stabilito dall’art.1 comma 909, le fatture elettroniche devono essere emesse esclusivamente attraverso il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI), che ha il compito di gestire il dialogo tra emittente e ricevente.
Sostanzialmente le fatture emesse dall’impresa devono essere recapitate al SdI, che a sua volta provvede a consegnarle al destinatario, gestendo anche tutte le varie fasi di controllo e convalida del documento con relativa comunicazione alle parti.

Il SdI (gestito da SOGEI, partner tecnologico dell’Agenzia delle Entrate) mette a disposizione i seguenti canali di trasmissione:

  • collegamento al portale web di SOGEI (completamente manuale);
  • attraverso mail PEC (poco automatizzabile e con elevati tempi di gestione);
  • con Web Services (automatico, previo sviluppo di apposito software).

Le prime due soluzioni sono ragionevolmente applicabili soltanto a volumi di dati molto contenuti, dato l’enorme impegno manuale che ne conseguirebbe.
La terza soluzione, che prevede il dialogo diretto con SOGEI, oltre a non assolvere a compiti di archiviazione e conservazione, diventa comunque molto difficile da gestire per una azienda, per le difficoltà oggettive derivanti dai requisiti richiesti per l’utilizzo del canale, requisiti difficilmente conseguibili da strutture non attrezzate allo scopo.

In sostanza la sola possibilità che garantisce l’automatizzazione e l’affidabilità dei processi e permette di disporre dei servizi accessori per la completa gestione del ciclo della fatturazione elettronica è quella di avvalersi di un intermediario (come stabilito del resto sempre all’art.1 comma 909).

 

Servizio IX-FE di AbleTech

IX-FE di AbleTech è il servizio di intermediazione che MCG ha scelto di integrare con EconS2, garantendo la completa trasparenza con le applicazioni contabili che interagiscono con i vari processi di gestione della fattura elettronica.

Il servizio IX-FE, oltre a trasmettere e ricevere le fatture elettroniche (e relative notifiche/ricevute) dal Sistema di Interscambio, tramite canale accreditato, fornisce anche un servizio di conservazione a norma e firma digitale automatica.
IX-FE effettua inoltre la verifica formale degli XML e dispone di un portale per la consultazione dei documenti sulla base degli step eseguiti e degli esiti.

 

Integrazione EconS2

In EconS2 MCG sta sviluppando una serie di funzionalità per la gestione completa delle problematiche legate all’introduzione della fattura elettronica:

- produzione degli XML;
- dialogo con il SdI attraverso l’integrazione con il servizio IX-FE di Abletech;
- messa a punto di una serie di azioni automatiche da pianificare e configurare opportunamente.

 

Ciclo attivo – trasmissione

  • Le fatture di vendita vengono trasformate in file xml che vengono poi depositati in apposite cartelle del sistema;
  • i documenti vengono inviati all’intermediario (servizio IX-FE) e catalogati nel sistema per memorizzare tutte le azioni (esiti, accettazioni, rifiuti, etc.) ed ottenere una tracciatura completa dei processi;
  • un’apposita consolle consente di monitorare la situazione dei documenti emessi per verificare le varie fasi di elaborazione e relativo stato di avanzamento.

La produzione degli xml delle fatture di vendita, originate da sistemi esterni ad Econ (sistema gestionale) è a carico dei sistemi stessi che dovranno adeguarsi alle nuove disposizioni. Le fasi successive di invio dell’xml e di gestione degli esiti rientreranno invece nel processo standard gestito dalle applicazioni di EconS2.

Qualora i sistemi gestionali non fossero in grado di sviluppare autonomamente le modifiche necessarie, MCG è chiaramente disponibile per analizzare la problematica e fornire una soluzione.

 

Ciclo passivo - ricezione

  • Le fatture di acquisto vengono ricevute attraverso l’intermediario (servizio IX-FE) e catalogate analogamente a quelle di vendita;
  • in fase di ricezione (o eventualmente a posteriori) il sistema è in grado di accettare o rifiutare la fattura, contabilizzarla automaticamente come documento provvisorio (in attesa di conferma) sulla base delle informazioni contenute nel file xml;
  • un’apposita consolle consente di monitorare la situazione dei documenti ricevuti, analogamente a quelli emessi, e di gestire la prefettura generata automaticamente dal sistema, per controllarla, variarla o confermarla;
  • gli XML dei documenti possono essere visualizzati in formato PDF attraverso apposito viewier;
  • è in fase di studio la realizzazione di altre azioni automatiche, come ad esempio l’inserimento automatico dell’anagrafica del fornitore, qualora l’identificativo fiscale sia sconosciuto, o la verifica della coincidenza delle dilazioni di pagamento con quelle inserite in Econ.

Le procedure del riscontro fatture possono momentaneamente continuare con l’attuale gestione, in attesa di valutare altre soluzioni che consentano di sfruttare le potenzialità derivanti dall’acquisizione delle informazioni contenute negli XML.

 

Conclusioni

L’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è una svolta storica che, se sfruttata con spirito costruttivo, può diventare una vera opportunità di trasformazione dei processi gestionali, scaricando sull’azienda tutti i benefici che si possono ottenere dalla dematerializzazione dei documenti.

MCG segue l’argomento con attenzione, consapevole degli impatti e delle grandi opportunità che si delineano.

Le applicazioni sono in corso di sviluppo e contiamo di dare il via ad una prima fase di test entro la prima metà dell’anno.

E’ da considerare che le aziende possono iniziare ad inviare le fatture elettroniche, attraverso SdI, anche prima del 1 gennaio 2019: siamo quindi disponibili ad accompagnare quei clienti che volessero iniziare a testare i loro sistemi prima della effettiva partenza.

Siamo ovviamente a disposizione per qualsiasi suggerimento, domanda e/o richiesta di supporto per eventuali attività di integrazione con le vostre procedure.